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Comment Google Apps a boosté ma productivité

21 novembre 2013 4 commentaires


Dans cet article je ne parlerai pas seulement de ecommerce mais de l’amélioration de la productivité grâce à l’utilisation des bons outils informatiques.

De nos jours tout le monde a une adresse Gmail et connait les principaux services de Google. Mais depuis 2 mois j’ai vraiment découvert la suite Google Apps et les solutions qu’elle apporte aux différentes problématiques de productivité en entreprise. Il existe de nombreux outils dans la suite mais je parlerai ici des principaux : Gmail, Drive, Agenda et Groupes.

1/ Google Apps est-il fait pour moi et mon entreprise ?

Du moment que vous avez une entreprise avec 2 comptes, la réponse est oui. Google Apps est fait aussi bien pour les TPE que pour les grands groupes. Par exemple j’ai migré Myeshop depuis 3 semaines pour seulement 4 comptes et chez Evollia nous avons migré des sociétés avec 60 comptes. Mais avec 300 ça aurait été tout aussi pertinent.
Le principe d’Apps est de fournir des outils facilitateurs de communication entre les membres d’une société mais aussi entre différentes sociétés (client/fournisseur par exemple).

2/ Pourquoi Gmail

Dès que vous souscrivez à un hébergement web, vous disposez de comptes mail avec votre nom de domaine. Pourquoi passer donc vers Gmail pour les mails de sont domaine. Je pense qu’il est important lorsqu’on développe une activité d’utiliser toujours les meilleurs outils  qu’on a à notre disposition. Gmail est le plus gros gestionnaire de mails au monde, donc pourquoi ne pas l’utiliser. Ensuite je trouve pertinent de déléguer la gestion des mails à Google plutôt qu’à son hébergeur pour la fiabilité et la disponibilié qu’il représente. Tout le monde a déjà vu son site planter au moins une fois (même les plus gros hébergeurs ont eu un jour des soucis) , dans ce cas là souvent les mails ne sont plus diponibles. Déléguer cette partie permet de réduire ce risque.

Pour comprendre Gmail, il faut comprendre la philosophie de Google. Gmail a été initialement conçu comme un projet interne à Google pour répondre à la problématique de personnes recevant trop de mails. Si vous recevez trop de mails par jour, alors Gmail va vous aider.

Pour commencer, tout le monde connait gmail et c’est ce qui en fait sa force. Google propose un service gratuit, très performant pour que les utilisateurs l’importe en entreprise plus tard. C’est la même stratégie qu’en proposant des licences « éducation ». Moins il y aura d’outils à apprendre et meilleure la productivité sera. C’est la tendance BYOA (Bring your own application) qui permet de réduire le temps de formation des salariés et de baisser le coût des licences.

Combien de clients ont du mal à comprendre comment configurer leur logiciel de messagerie. SMTP, POP/IMAP, c’est quoi le port alternatif … que de mots vulgaires. Gmail c’est simple, tu te connectes et ça marche. De plus Gmail est très bien implanté nativement sous Android et avec une belle application sur Iphone.

Un autre fléau avec les mails que tout le monde subit c’est le SPAM. Il y a donc des systèmes antispam au niveau des serveurs mails mais les clients installent aussi des antispam locaux sur leur machine. Avec Gmail vous bénéficiez du meilleur antispam que j’ai vu à ce jour.

Après avoir vu quelques points sur les avantages, reste à voir comment utiliser correctement Gmail, ceci sera le sujet d’un prochain article à part entière. Le seul point qui revient toujours dans toutes les migrations est « mais ils sont où mes dossiers ? » Cette question revient tellement souvent que ça en devient marrant. Et attention, la réponse est douloureuse. Il n’y a plus de dossiers dans apps. Ça parait très étrange lorsqu’on a toujours été habitué à trier ses mails de cette manière. Mais quand on comprend la raison, on se dit qu’ils ont raison.

Google pense qu’on ne peut pas trier l’information. C’est à dire que mettre un mail dans un dossier est une perte de temps et qu’un mail peut très bien être relié à différentes catégories. Sur Gmail on ne déplace pas un mail dans un dossier, on le tag, on lui ajoute une étiquette de la même manière qu’on tag sur un blog. Pour ceux que cela intéresse, cette classification se nomme la taxonomie. Vous verrez que Gmail propose 4 onglets (Principale, Réseaux sociaux, Promotions et Mises à jour). Ces onglets vous permettent de vous attarder directement sur les mails les plus importants et de traiter les autres lorsque vous avez un peu plus de temps libre.

Pourtant vous verrez que dans gmail il y a une icone pour créer des dossiers et à côté une icone pour les labels. Ça c’est pour les vieux qui tiennent absolument à leur dossier et qui n’ont pas la chance de suivre la formation de Nicolas Roberge parce que c’est exactement la même chose. Le dossier n’est qu’un étiquette.
La puissance de google réside dans son moteur de recherche alors pour retrouver des mails, tout se fait par la recherche. On peut rechercher dans des dizaines de giga de mails en 1 seconde.
Au début vous utiliserez le moteur de recherche en mode avancé, en cliquant sur la flèche dans la zone de recherche ça va ouvrir une zone. Et après lorsque vous serez des ninjas de la recherche, vous connaîtrez les raccourcis par coeur et là vous devenez très efficace.

ex : from:m.martin after:2013/10/20 before:2013/10/10 has:attachment label:facture

Sans même connaître les raccourcis et simplement en lisant l’exemple ci-dessus, on sait ce qui est recherché. C’est intuitif, c’est pensé pour être simple. C’est à peu près 100x plus puisant que thunderbird/outlook et ça se fait en moins d’une seconde sans consommer toute la mémoire de votre ordinateur.

Vous l’aurez compris, je suis vraiment devenu fan, surtout que ça permet de désinstaller les logiciels de messagerie.

Dans un prochain billet, je parlerai de hangout aussi.

3/ Pourquoi Drive

Google Drive est un espace de partage « dans le cloud ». Chaque compte dispose de 30Go contre 15Go pour les comptes gratuits. Vous pouvez y déposer autant de documents que vous voulez. Si vous connaissez dropbox le système est le même. Un petit logiciel synchronise un dossier de votre ordinateur avec votre compte en ligne. L’avantage de Drive est que vous pouvez partager des documents à différentes personnes et surtout, vous pouvez travailler de manière collaborative sur des documents.

Plusieurs personnes peuvent ouvrir simultanément le même document et travailler dessus. Vous pouvez commenter le document, l’éditer, le modifier et chaque document est sauvegardé instantanément ce qui vous permet de pouvoir revenir en arrière si vous le désirez. Google Drive conserve un historique de toutes les modifications.

Conserver ses documents dans le cloud vous met à l’abri d’une perte de données sur votre ordinateur. De plus, vos documents sont disponibles depuis tous vos périphériques comme vos smartphones ou tablettes.

C’est un moyen très pratique d’échanger des documents avec vos clients ou vos fournisseurs lorsque c’est nécessaire.

4/ Pourquoi Agenda

Avoir un agenda disponible sur tous vos périphériques est obligatoire aujourd’hui. En plus de la synchronisation, Google Agenda vous permet de facilement trouver des créneaux horaires pour organiser  des réunions où tout le monde est disponible.

Lorsque vous partagez votre agenda, vous définissez si vous voulez afficher le détail de vos activités pour les autres ou bien seulement présenter vos créneaux disponibles.

L’agenda vous permet aussi de gérer la disponibilité de ressources. Une ressource est un élément empruntable et réservable comme une salle de réunion ou un projecteur numérique.

Tout est prévu pour vous faire gagner du temps !

5/ Pourquoi Groupes

Les groupes Google servent à rassembler plusieurs utilisateurs derrière une même adresse mail. Vous pouvez créer des groupes par secteur, par activité, bref par tout ce que vous avez besoin.

L’avantage du groupe c’est qu’il ne vous prend pas une autre licence puisqu’il regroupe simplement des utilisateurs.

Par exemple vous pouvez créer un groupe [email protected] qui sera redirigée vers différentes personnes.

Les groupes sont très utiles lors du partage de documents sur Drive. Vous pouvez par exemple partager un document qu’avec les personnes membres du groupe compta ou du groupe marketing.

6/ Pourquoi migrer sous Apps alors qu’on a déjà des comptes Google

Le fait de passer sous Apps vous permet d’avoir un meilleur contrôle sur votre domaine. Si un salarié utilise une adresse personnelle et qu’il quitte l’entreprise, vous n’avez aucun moyen de  suspendre son compte. Avec GApps vous pouvez rediriger son courrier vers un nouveau compte. C’est un point très important dans la gestion des utilisateurs.

Un autre point important et qui fait souvent peur aux DSI c’est la confidentialité des données. Avec un compte gratuit, google lit vos mails et vous envoie des publicités ciblées. Avec un compte Google Apps, vos données restent confidentielles et vous n’avez pas de publicité.

Enfin le prix des licences est dérisoire 40€ / an / compte. Si le prix est un facteur bloquant, j’ai un doute sur la viabilité de l’entreprise aux vues des services et des gains que cela apporte.

7/ Remerciements

Je n’aurais jamais pu écrire cet article si je n’avais pas eu droit aux formations de Nicolas Roberge. Donc merci pour ces enseignements
.

Sylvain

Tombé dans le développement depuis l'âge de 10 ans, je m'intéresse rapidement au ecommerce et crée la solution Myeshop en 2007. Web addict, j'essaie de vulgariser notre métier en partageant mes expériences clients et personnelles avec vous sur ce blog

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4 commentaires »

  • Nicolas Roberge a dit:

    Excellent résumé et bonne vulgarisation des avantages. Merci pour les bons mots Sylvain.

  • Ghislain Hamel a dit:

    Excellente présentation! Bravo pour la simplicité et l’efficacité

    Merci

    Ghislain

  • Mathieu a dit:

    Lorsque l’on migre vers Google apps, peut-on migrer nos données contacts et calendriers existants sur Outlook
    Peut-on utiliser notre propre nom de domaine au lieu du gmail.com?

  • Sylvain a dit:

    Bonjour Mathieu,
    les contacts et l’agenda peuvent être migrés au même titre que les mails.

    Le but de google apps et bien sûr d’utiliser son propre nom de domaine

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